La Heinrich-Böll-Stiftung, es una fundación política alemana, sin ánimo de lucro e independiente. Su trabajo busca incentivar la promoción de ideas democráticas, la participación ciudadana y el entendimiento internacional. Se centra en fomentar la protección del medio ambiente, la democracia, la solidaridad y la no-violencia como valores políticos fundamentales. Busca la promoción del desarrollo sostenible, la promoción y protección de los derechos humanos, particularmente de las mujeres, el fortalecimiento de la democracia de género y la participación ciudadana. Apoya la diversidad de medios y una opinión pública crítica, la integración económica y equidad sociopolítica en los contextos de los procesos de globalización. Además, promueve el arte y la cultura, la ciencia y la investigación.
La Heinrich-Böll-Stiftung busca para su oficina en Bogotá, Colombia,
CONVOCATORIA PARA COORDINADOR/A FINANCIERO/A y ADMINISTRATIVO/A
Responsabilidades:
1. Gestión administrativa
- Coordinar el área administrativa y financiera, promoviendo óptimas condiciones de funcionamiento.
- Acompañar y orientar el equipo de finanzas, para garantizar que la oficina, los equipos y los suministros requeridos, están en cantidad y calidad requerida.
- Verificar el cumplimiento de las directrices y estándares para los diferentes procesos desarrollados desde la oficina en Colombia.
- Garantizar que todos los requerimientos nacionales son cumplidos, evitando posibles sanciones.
2. Gestión contable
- Codificar todos los soportes de gastos semanales: cuenta contable NAV y concepto de gasto en inglés; facilitar su incor-
poración a los sistemas de contabilidad. - Revisar periódicamente auxiliares contables de cuenta, validando su coincidencia con la realidad contable institucional.
- Acordar con la contadora la incorporación de cambios y ajustes a los procesos, para facilitar los trabajos de control y
reporte.
3. Gestión documental
- Verificar toda la documentación propia y de organizaciones socias, cuidando que cumpla con la normatividad local, de la
Sede Central y del donante BMZ. - Orientar procesos de organización y marcación de la información digital.
- Almacenar de manera directa en Sistema de Gestión Documental (DocuWare) toda la información relacionada con per-
sonal.
4. Gestión financiera, de auditoría y de control interno
- Asegurar que todos los pagos se efectúen en cumplimiento de los requisitos establecidos por los donantes y las leyes
nacionales vigentes, así como con las políticas, procedimientos y prácticas establecidas por la Fundación. - Elaborar/enviar la solicitud trimestral de fondos a la Sede Central; registrar/controlar la tasa de cambio aplicable durante
el año corriente. - Verificar que la documentación financiera propia y de los proyectos está completa y disponible en los tiempos requeridos.
- Realizar chequeo y firma de la conciliación bancaria.
- Apoyar a los/as coordinadoras de programas en la planeación de presupuesto para los proyectos.
- Acompañar, procesos financieros y de rendición de cuentas con las organizaciones socias, para facilitar sus reportes.
- Realizar la revisión de informes de organizaciones socias; proporcionar de ser necesario apoyo puntual.
- Gestionar aprobación de informes y realizar desembolsos.
- Preparar/enviar informes financieros periódicos.
- Organizar y llevar control de procesos de pagos a proveedores y contratistas.
- Firmar autorización de pagos semanales, según lista de sugerencia de pagos proporcionado por contabilidad.
- Dar respuestas a requerimientos del equipo de pre-auditoría. Socializar con el equipo de finanzas hallazgos y medidas de ajustes.
5. Gestión humana
- Monitorear el personal a su cargo. Orientar acciones de cambio o mejora según sea requerido, conforme directrices y reglamento interno.
- Realizar tareas operativas y orientativas de la gestión humana de la oficina, en el cumplimiento de la legislación, los compromisos contractuales, y los códigos de conducta.
- Liquidar mensualmente la nómina, las provisiones y la seguridad social separada por centros de costos y/o proyectos.
- Llevar registro detallado sobre gastos constitutivos de salario, para su reporte en la seguridad social y su inclusión en las prestaciones sociales, acorde a los parámetros de ley 6. Gestión de Soporte - Otros procesos Institucionales.
- Brindar soporte para facilitar el funcionamiento del equipo pre-auditoría ubicado en la oficina Colombia.
Requisitos:
- Estudios en Administración o estudios afines.
- Al menos 5 años de experiencia de trabajo financiero, en particular, con los procesos y normas relevantes en Colombia.
- Sólido conocimiento y experiencia en la planificación y el control del presupuesto, y la contabilidad de los proyectos en el ámbito de la cooperación internacional.
- Excelente capacidad de organización (manejo y gestión del tiempo, organización, programación, gestión de recursos.
- Capacidad de análisis y síntesis para la toma de decisiones; capacidad organizativa; iniciativa y creatividad; flexibilidad y capacidad de trabajo bajo presión y de manejo de conflictos.
- Muy buenos conocimientos de inglés; se valora positivamente el dominio del alemán.
- Conocimientos informáticos estándar (Word, Excel, Internet) y el software de contabilidad especializada.
- identificación con los valores y objetivos de la fundación.
Se ofrece un contrato laboral de tiempo completo (40 horas semanales) por 4 meses, de manera presencial en Bogotá, Colombia, para reemplazo temporal de la titular principal del cargo. Inicio a partir del 15 de agosto 2024. Solo las personas preseleccionadas serán invitadas a una entrevista. Las personas Interesadas pueden enviar su carta de motivación y hoja de vida a más tardar el 30 de julio al correo carolina.guarnizo@co.boell.org.
¡Muchas gracias por su interés y participación!