Términos de Referencia
1. Antecedentes
La Heinrich-Böll-Stiftung, también denominada hbs, es una fundación política sin fines de lucro, cercana al partido verde alemán “Alianza 90/Los Verdes”, cuyos principios fundamentales son la ecología y la sustentabilidad, la democracia y los derechos humanos, la autodeterminación y la justicia.
Para la hbs, es fundamental aportar en el fortalecimiento de la democracia de género, es decir, la emancipación social y la igualdad de derechos para hombres y mujeres. Como organización, mantiene un compromiso decidido con la igualdad de derechos para las minorías étnicas y culturales y, la participación social y política de los inmigrantes. A. igual, que aboga por la no violencia y una política de paz activa. Como en otras partes del mundo en las que la Heinrich-Böll-Stiftung cuenta con oficinas de representación, el objetivo del trabajo en Colombia es hacer un aporte al fomento de la democracia y el desarrollo sostenible. apoyando iniciativas democráticas, abogando por la protección y el respeto a los derechos humanos y contribuyendo al fortalecimiento de una sociedad civil crítica.
Desde finales de 2016 se instala en Bogotá una oficina, desde la cual, en alianza con diversos actores de la sociedad civil organizada y del estado colombiano, se desarrollan procesos y proyectos que contribuyen a las dos líneas de trabajo principales de la hbs, a saber:
Ecología y sostenibilidad
Desde el programa de ecología y sostenibilidad, la hbs quiere aportar a la reflexión sobre la necesidad de una transformación social y ecológica de la sociedad y contribuir a los debates sobre los desafíos socio-ambientales del país y su nexo con los retos políticos e institucionales. Así, hacemos parte activa en la generación de propuestas políticas -en ámbitos tan diversos como agricultura, agua, energía, minería y transición energética- para un desarrollo sustentable que reduzca inequidades sociales, económicas y políticas, tanto como la desigualdad territorial, preservando las bases ecológicas que sustentan las sociedades del país en la región.
Democracia y Derechos Humanos
El trabajo en democracia y derechos humanos de la hbs en Colombia apunta a procesos de profundización democrática que incluyan como actores a la ciudadanía en toda su diversidad y a la institucionalidad democráticamente legitimada. Queremos aportar al fortalecimiento de las instituciones democráticas y con eso, a la institucionalización de los derechos humanos para garantizar y facilitar a todos los ciudadanos y ciudadanas el acceso pleno a sus derechos políticos, económicos, sociales, culturales y ambientales fundamentales.
Un objetivo y una estrategia transversal a todas las acciones de la hbs es la Democracia de Género, apuesta que ocupa un lugar central en el trabajo de la hbs. Por eso, colaboramos en proyectos que se enfocan en la lucha y estrategias políticas contra la violencia de género, en derechos sexuales y reproductivos, en la participación política y en el empoderamiento económico de mujeres, así como en la incorporación de una perspectiva de género en las estructuras, actividades y políticas de instituciones públicas y organizaciones de la sociedad civil.
2. Objetivos del Servicio
2.1 Actuar como contadora legalmente registrada para la Heinrich-Böll-Stiftung, garantizando la conciliación y oportuna vigilancia de los registros contables y financieros en los sistemas contables y de reporte de la hbs: en el software World Office/WO (base para registros y reporte de ante entes de control nacional) y en el Navision/NAV (base para reporte ante la sede Central en Berlín)
2.2 Generar y presentar ante la administración nacional de impuestos DIAN, la administración Distrital y otros entes de control, los reportes periódicos que haya lugar tales como Certificados de ingresos y retenciones, declaración de renta, conciliación fiscal; medios exógenos nacionales y distritales, y otros que establezcan los distintos entes de control y reporte fiscal.
3. Perfil:
Se requiere una persona u empresa, con las siguientes calidades profesionales:
- Formación con título en contaduría pública
- Experiencia comprobada de mínimo cuatro (4) años como contador(a) en el sector de ONG o área de cooperación internacional
- Conocimientos contables actualizados ante la cambiante dinámica de reporte y control en Colombia.
- Experiencia comprobada en manejo de programas contables. Se valora positivamente el dominio de programas como World Office y Navision
- Con experiencia en procesos de conciliación de cuentas, de sistemas y de movimientos contables en general
- Conocimientos actualizados de las leyes fiscales y financieras del país, y de la legislación sobre contratación
- Capacidad de comunicarse con la Oficina Central en Berlín. Se valora positivamente el dominio del inglés y/o el alemán.
4. Principales procesos y responsabilidades:
- Garantizar la contabilidad, su conciliación y trazabilidad
- Conciliar semanalmente las cifras y registros entre el World Office y Navision, para garantizar una única contabilidad
- Avalar con su firma los movimientos registrados en los sistemas contables
- Orientar y/o realizar los ajustes que sean necesarios en el registro de información contable, según los entes internos de control
- Crear y parametrizar los centros de costos en ambos sistemas, garantizando que puedan hacerse los registros requeridos
- Imprimir mensuales de libros de contabilidad
- Garantizar la conciliación bancaria y pasarla para su firma a las instancias de Dirección y Finanzas establecidas
- Realizar el proceso de conciliación anual de cuentas, cierre de sistemas y reporte de Inventario, según directrices de la Sede Central y los entes nacionales de control.
- Coordinar y dar soporte al trabajo financiero y administrativo
- Entregar periódicamente reportes solicitados desde el área financiera para su gestión cotidiana
- Entregar estados mensuales de cuentas por pagar y cuentas por cobrar
- Generar en los sistemas contables los reportes requeridos para el trabajo financiero
- Reportar y contribuir en la solución de problemas o posibles inconsistencias en su área de trabajo
- Apoyar con la entrega oportuna de información para los entes de control externos e internos de la hbs
- Dar asesoría, capacitar y garantizar que se hace un adecuado manejo y aplicación de los impuestos a cargo de la fundación
- Preparar la nómina electrónica mensual ante la Dian por cada persona contratada.
- Garantizar los reportes contables, fiscales y de control
- Elaborar los certificados de retención en la fuente
- Elaborar y entregar los certificados de ingresos y retenciones de personal catalogado como rentas de trabajo
- Preparar y presentar declaración de renta
- Preparar, presentar y entregar para el pago, la declaración mensual de Rte.Fte. con sus soportes
- Elaborar los documentos soporte de adquisiciones para las personas naturales con quienes se haya generado relación comercial
- Preparar y presentar la conciliación fiscal, formato 2516
- Preparar y presentar los medios magnéticos nacionales ante la Dian
- Preparar y presentar los medios magnéticos distritales ante la secretaria de Hacienda Distrital
- Presentar el Rub ante la DIAN
- Mantenerse informado/a de los cambios normativos y de las implicaciones de reporte que impliquen para la hbs, garantizando el cumplimiento de las obligaciones de reporte que tengan relación directa con su trabajo
5. Alcances del trabajo
El volumen de trabajo varía mensualmente según avance de actividades, concentrando (según la experiencia de los últimos años), la mayor carga operativa hacia los cuatro últimos meses del año en la parte de ejecución presupuestal y en los dos primeros meses del año, en la parte de conciliación y reporte.
Para la estimación del volumen de trabajo se comparten los siguientes datos
- Contratos laborales: Entre 10 y 11
- Contratos de servicios: En promedio 100 contratos de servicios anuales, con diferentes implicaciones y alcances. Algunos muy puntuales y otros con más largo aliento (pagos por mensualidades)
- Nivel de presupuesto: En 2023, se ejecutó de manera excepcional un presupuesto cercano a las EUR812.000. A partir de 2024, el anual se estima en promedio unos EUR730.000. a ejecutar en tres programas: Programa Regular, Programa Clima y VPT.
- Tiempos de ejecución: Ejecuciones anuales, con periodos de gasto semanal para gastos operativos y de infraestructura, y semestrales, para ejecuciones de organizaciones copartes
- Cuentas bancarias: Una cuenta de ahorros única
- Políticas contables: acordes a las NITT
- Promedio de proyectos al año: 43 proyectos.
6. Herramientas
- Un equipo de escritorio dedicado para el software Navision
- Un computador portátil dedicado para el software World Office
- Acceso a la nube institucional
- Acceso a los softwares mencionados
- Soporte de IT Local y IT en Berlin para los sistemas en general y para el programa NAV.
7. Tipo de Contratación
- Por servicios independientes, a pagar en periodos a convenir, según entrega de productos y avances .
8. Documentos legales a entregar para la postulación
- Propuesta técnica y financiera para la Asesoría Contable Profesional Independiente
- Rut
- Hoja de vida empresarial y/o profesional
- Certificados académicos
- Certificados de servicios
9. Formas y tiempos para la postulación
- Las propuestas para la postulación deben ser enviadas al correo carolina.guarnizo@co.boell.org con el asunto ‘Convocatoria Asesoría Contable”.
- Los documentos solicitados y la propuesta deben ser enviadas hasta las 4:00 p.m. del 25 de abril de 2024. Propuestas presentadas posterior a la fecha y hora no serán tomadas en cuenta.
- En un plazo máximo de dos semanas, posterior a la fecha de cierre de la convocatoria, estaremos contactando a las organizaciones o personas seleccionadas para entrevista.
La Heinrich-Böll-Stiftung se reserva el derecho de analizar las propuestas presentadas, y seleccionar para entrevista sólo las que considere se adaptan a las necesidades de la organización.