Los soportes de cada gasto deben estar indizados con 1. y el número consecutivo que corresponda. (Esto es importante para nuestra auditoría).
La hbs podrá establecer el apoyo para la contratación de los honorarios y/o financiación parcial de salarios requeridos para desarrollar las actividades propuestas. Dichos honorarios deberán:
- Ser acordes a los montos que para otros procesos similares paga la organización.
- Ser razonables e igualmente acordes con las prácticas de compensación de los servicios contratados en Colombia.
- Estar acordados para productos, funciones y actividades específicas. Ej: organización de talleres, elaboración de un informe de xx páginas, moderación de una jornada, informe de sistematización, etc.
- Tazados o pactados por períodos específicos, días, % de dedicación de tiempo u otros similares.
-
Documentados en cuanto a sus diferentes fuentes de financiación
Todo pago de honorario requiere estar sustentando en un contrato u otro-sí y contar además con:
Requerimientos generales
La asignación de contratos por honorarios/salarios, debe contar con documentación que respalde su proceso de asignación, así:
- Contrataciones inferiores a 1.000.000, contar con unas propuesta escrita y documentada
- Contrataciones por montos entre $1.001.000 y $1.999.000 con un documento que resuma el proceso de búsqueda de ofertas (escritas, verbales, por medios sociales) y la oferta escrita de la persona selecciónada
- Contrataciones mayores a $2.000.000, con por lo menos 3 propuestas escritas y cuadro comparativo diligenciado y firmado
- Contrato firmado que incluya:
o una cláusula sobre la financiación de la hbs (para casos de financiación al 100%)
o Un documento de Apéndice Contractual para contratos co-financiados: salariales o de honorarios (formatos diferentes) -
Según sistema de monitoreo y seguimiento a los contratos que aplique la organización, el reporte preparado por el/la contratista, a fin de dar por cumplidos sus servicios.
- Todos los documentos exigidos por la legislación en Colombia.
Requerimientos por casos excepcionales
Única oferta por asignación de personal de la organización con contratos salariales o de servicios:
Para casos en la asignación del personal de la organización al proyecto, se podrá considerar este profesional como oferta única, adjuntando:
- al cuadro comparativo toda la documentación requerida
- Proceso de selección realizado al momento de la vinculación a la organización.
- Una copia del contrato original.
- Cuando el aporte es para un profesional vinculado con contrato salarial, se debe adjuntar adicional los soportes de pagos parafiscales.
La organización deberá contar con una tabla de honorarios/salarios, que defina montos y cargos de su usanza, a fin de hacer trazable la cooperación que recibe de la hbs, pudiendo mostrar al BMZ, la correlación de los montos aportados.