1. CONTEXTO INSTITUCIONAL
La Fundación Heinrich Böll es una organización política sin fines de lucro vinculada al partido alemán Alianza 90 / Los Verdes. Nuestro trabajo en Colombia se enfoca en contribuir al fomento de la democracia, la protección y respeto de los derechos humanos y el desarrollo sostenible, mediante el fortalecimiento de una sociedad civil crítica. La oficina de representación de la Fundación se encuentra establecida en la ciudad de Bogotá D.C.
2. OBJETO DE LA CONVOCATORIA
Seleccionar un proveedor preferente para la prestación del servicio integral de Agencia de Viajes para la oficina de la Fundación Heinrich Böll en Colombia. El objetivo primordial es facilitar y asegurar la compra organizada, eficiente y transparente de tiquetes aéreos y otros servicios logísticos conexos para los viajes de trabajo del equipo de la Fundación, así como de personas naturales u organizaciones aliadas.
3. ALCANCE Y DURACIÓN DEL CONTRATO MARCO
La contratación tendrá una duración inicial de dos años y medio (2.5 años), iniciando dentro del segundo semestre de 2026 y finalizando en diciembre de 2028. El servicio se ejecutará bajo la modalidad de Contrato Marco, el cual se irá concretando de manera periódica según los requerimientos logísticos y las necesidades misionales de la Fundación.
4. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DE LA AGENCIA (PROVEEDOR)
El proveedor seleccionado asumirá el cumplimiento obligatorio de las siguientes responsabilidades operativas:
- Búsqueda óptima: Garantizar la mejor opción de tiquetes en términos de precio, calidad y seguridad, de acuerdo con las fechas, rutas y condiciones de horarios requeridas.
- Gestión de contingencias: Generar pases de abordar o certificados de uso en casos donde no se tenga acceso inmediato al gasto para su posterior factura de cobro.
- Check-in corporativo: Realizar el proceso de check-in de los pasajeros y pasajeras, priorizando de manera estricta las compras grupales.
- Control y soporte mensual: Apoyar en el control de uso de tiquetes y brindar un balance mensual de aquellos trayectos no utilizados, ofreciendo soluciones para su redención o uso futuro.
- Trazabilidad financiera: Documentar adecuadamente las modificaciones de facturas cuando incluyan saldos de tiquetes anteriores como pago parcial.
- Fidelización corporativa: Gestionar acuerdos con las diferentes aerolíneas para la acumulación de millas o planes de estímulo que puedan ser de uso institucional y permitan la optimización de costos
- Perfiles de viajero: Construir, almacenar y mantener actualizados los perfiles de datos de los viajeros frecuentes de la Fundación para agilizar los procesos de reserva.
- Comunicación y mejora: Mantener un canal directo de contacto y asesoría con el área administrativa de la Fundación para optimizar de manera permanente la gestión del servicio.
5. CRITERIOS EXCLUSIVOS Y OBLIGATORIOS DE LA PROPUESTA
Para ser evaluadas en el proceso de selección, las agencias postulantes deben cumplir e incorporar las siguientes tres condiciones en su propuesta:
- Cotización de Costos de Intermediación: La propuesta económica debe detallar y cotizar explícitamente sus tarifas administrativas, costos de intermediación y comisiones fijas por la gestión de emisión, reexpedición, cambio o cancelación de tiquetes nacionales e internacionales.
- Mínimo de Tres Opciones de Vuelo: Ante cada solicitud, la agencia tiene la obligación de enviar un reporte detallado con un mínimo de tres (3) aerolíneas distintas y/u opciones de vuelo diferentes, garantizando y comprobando en todo momento que se presentan las ofertas más económicas disponibles en el mercado para los horarios requeridos.
- Facturación y Pago Posterior (Sin Anticipos): La agencia operará bajo la modalidad de pago posterior a la facturación. Se realizará un único pago después de cada servicio prestado una vez emitida y radicada la factura correspondiente. La Fundación no maneja la modalidad de anticipo bajo ninguna circunstancia.
6. INFORMACIÓN Y REQUISITOS PARA LA POSTULACIÓN
Las agencias o equipos interesados deberán estructurar y enviar su propuesta comercial incluyendo la siguiente información:
- Portafolio corporativo que acredite experiencia relevante en atención a organizaciones sociales, instituciones o agencias de cooperación internacional.
- Propuesta económica desglosada con las tarifas comerciales solicitadas.
- Tiempos estimados de respuesta y entrega de opciones de vuelo tras recibir una solicitud formal.
- Disponibilidad técnica y operativa para realizar modificaciones o ajustes de tiquetes en tiempos cortos y ante situaciones de emergencia.
7. CANALES DE RECEPCIÓN
- Plazo máximo de entrega: Las propuestas comerciales y legales serán recibidas hasta el 30 de julio de 2026.
- Canal oficial de envío: Deberán remitirse formalmente por correo electrónico a: angelica.rocha@co.boell.org y carolina.guarnizo@co.boell.org
- Persona responsable del proceso: Nury Liliana Vargas Ramírez, Coordinadora Financiera y Administrativa
8. DOCUMENTACIÓN LEGAL REQUERIDA (REQUISITO HABILITANTE)
Para el análisis de propuesta, basta con adjuntar documentos de presentación corporativa y la cotización que incluya los criterios exclusivos y obligatorios de la propuesta.
Posterior a la evaluación y selección, y como paso previo a la formalización del Contrato Marco, la empresa proponente deberá proporcionar los siguientes documentos vigentes:
- Documento de identidad del Representante Legal.
- Certificado de Existencia y Representación Legal (Cámara de Comercio vigente).
- Registro Único Tributario (RUT) actualizado.
- Registro Nacional de Turismo (RNT) activo y expedido por las autoridades competentes.
- Certificación bancaria oficial de la empresa.
- Plan de Salud y Seguridad en el trabajo que implementa la empresa.