Uso de los anticipos
- Los anticipos son avance de recursos necesarios para el desarrollo de una actividad dentro del proyecto
- Se realizan principalmente para cubrir gastos de actividades en terreno, donde no es posible realizar el pago directo a los-as prestadores del servicio
- La asignación de gastos, casi siempre se relaciona con varias de las categorías del presupuesto (transportes, hospedaje, catering, materiales, etc.)
Recomendaciones para su legalización
- Organizar la documentación de gastos del viaje, relacionada con un anticipo, según rubro o línea del presupuesto y cronología
- Incorporar en la contabilidad, con comprobante contable independiente, la relación de gastos por cada rubro presupuestal, como legalizaciones parciales del anticipo
- Anotar a mano alzada sobre el documento de solicitud de anticipo, los costos parciales legalizados y el número de comprobante contable, hasta lograr el total del gasto y la diferencia a reintegrar o a pagar
- Anotar igualmente en cada legalización parcial, el número del documento contable con que se realizó el anticipo y que tiene en adjunto el comprobante bancario de entrega del dinero
Importante
- Adjuntar el documento contable de anticipo con la solicitud y el comprobante bancario, al primer rubro legalizado, siguiendo el orden de numeración que establece el formato de presupuesto de la hbs.
- Mantener la originalidad de la documentación. Esto es, no duplicar el documento de anticipo y sus soportes, colocarlo sólo una vez y referenciar su ubicación en los demás documentos que lo legalizan
- Garantizar los anticipos de la cuenta bancaria exclusiva, habilitada para el manejo de los recursos del proyecto