2. GASTOS DE VIAJE/ TRAVEL EXPENSES

Los soportes de cada gasto deben estar indizados con 2. y el número consecutivo que corresponda. (Esto es importante para nuestra auditoría).

Este rubro solo contempla gastos de transporte (aéreo, terrestre o fluvial).  Otros costos de viaje por alojamiento y alimentación, tienen un rubro presupuestal específico. 

Gastos de viaje esenciales para la realización de las actividades, pactados en el Plan de Costes y financiación serán reconocidos, mediante la presentación de las facturas o comprobantes respectivos, según las normas nacionales de regulación para tiquetes y facturas por servicios de transporte.

Transporte terrestre y fluvial

• Con la factura o tiquete original del trayecto inicial, puede reconocerse el mismo costo para el trayecto de regreso, con un comprobante que firma el/la beneficiaria del aporte. Descargue aquí formato 

• Para costos por transportes inter-veredales que no cuenten con facturación o  tiquete, podrá realizarse:

1.  Una tabla de valores o tarifas estándar elaborada al inicio del proyecto y que  corresponda al uso/costo común, con medios de verificación incluídos (reportes web, teléfonos, etc.)  con declaración juramentada firmada por el/la  representante legal de la organización  y por una autoridad del pueblo/municipio (presidente de la Junta de Acción Comunal, cura, etc) que certifique bajo gravedad de juramento, la usanza y validez de los valores expresados en la tabla.
2. La contabilización indivudual de aportes según normativa colombiana. 

Contratación de buses o servicios colectivos

Para legalizar este servicio es necesario contar con:

• Cuenta de cobro o factura eletrónica de la empresa prestadora del servicio, RUT del transportador. 
• Listado de personas transportadas. OJO no adjuntar listado del evento o de hospedaje, este listado debe ser exclusivo del transporte. 
• Cuadro comparativo para gastos mayores a $2.000.000, junto con 3 cotizaciones.
• Validación de documentación legal y al día del prestador del servicio. 

Tiquetes aéreos 

• Factura 
• Pasabordos de los viajeros y/o viajeras.  
• Tiquete
• Cuadro comparativo junto con 3 cotizaciones.

No importa el monto, para que el gasto de tiquetes aéreos sea elegible, siempre requiere tres opciones de vuelo comparables, no es necesario hacerlo con diferentes aerolineas o agencias de viaje. 

Vea aquí ejemplos de legalización tiquetes

Esta tipología de gastos, también deberá cumplir la normativa colombiana.

Los aportes por gasolina. Parqueaderos y peajes, NO son incluidos como gastos elegibles. Solo en situaciones muy excepcionales y previamente pactados en el Plan de Costes y financiación y previo acuerdo en la metodología de manejo.

NO se cubren costos de taxis, solo en casos excpecionales debidamente justificados.