Los soportes de cada gasto deben estar indizados con 3 y el número consecutivo que corresponda. (Esto es importante para nuestra auditoría).
Gastos de alojamiento siempre deberán contar con factura legalmente expedida. La factura deberá:
- Ser emitida acorde a la normativa colombiana
- Ser elaborada a nombre de la organización coparte
- Detallar nombre de persona/s hospedada/s. OJO no adjuntar listado del evento, este listado debe ser emitido por el hotel.
- Discriminar fechas de ingreso y salida
- Contener nota si la tarifa incluye o no desayuno
Los detalles mencionados deben estar dentro del cuerpo de la factura, o en un anexo defecto, en explicativo expedido por el hotel.
Para gastos mayores a $2.000.000 adjuntar 3 cotizaciones y cuadro comparativo, en el que se relacionan las ofertas y se explica la selección de la mejor opción.
Alimentación/manutención
Gastos por alimentación/manutención acordados deberán:
- Corresponder a la práctica o manejo que realice la organización.
- No superar los costes máximos permitidos por la hbs en Colombia.
- legalizarse utilizando una planilla simple que resuma:
- Nombre de quien viaja
- Identificación
- Motivo del viaje – detalle de la actividad (agenda/invitación adjunta).
- Fechas del viaje: Inicio y Fin.
- Detalle de alimentación por cada día del viaje, descontando los valores ya incluidos en hotel y/o en evento de cada tipo de alimento.
Descargue aquí formato para gastos de alimentación
A tener en cuenta:
- Costos de hospedaje y alimentación en viajes internacionales deben concertarse anticipadamente con la fundación.
- Las tarifas de viáticos en viajes internacionales tienen un tope máximo y su liquidación dependerá de las horas de vuelo, y la alimentación icluida en el evento/ hotel.
Gastos de transporte solo hacen parte del rubro gastos de viaje. No de alojamiento y manutención