Los soportes de cada gasto deben estar indizados con 5. y el número consecutivo que corresponda. (Esto es importante para nuestra auditoría).
El catering es considerado comida colectiva. Se utiliza para actividades en las que, por la jornada extendida de trabajo, se hace necesario proporcionar alimentación (almuerzo, refrigerio, otros) a los y las participantes.
Los gastos de catering deben ser soportados con:
1. Listados Original de participantes quienes firman su asistencia a la actividad y certifican el recibido de la alimentación. Junto al logo de la organización, debe aparecer el logo de la hbs.
2. Las facturas y cuentas de cobro por servicio de catering, deben tener detallado tipo, cantidades y costos individual. No serán soportes válidos cobros por servicios de catering por montos globales.
Ejemplo
3. Si el gasto es mayor a $2.000.000, adjuntar 3 cotizaciones y cuadro comparativo, en el que se relacionan las ofertas y se explica la selección de la mejor opción.
4. Los gastos por alimentación/manutención (viáticos) no son catering, se incluirán en el rubro alojamiento y manutención .
5. Reuniones de preparación de actividades del equipo de trabajo o almuerzos de lobby y gestión, no pueden ser incluidas como gastos de catering.
Cuando la cantidad de participantes es inferior a la cantidad de alimentos contratados, se hace necesario adicionar una nota a mano en el listado de participantes, indicando la redistribución y/u otro uso dado a estos alimentos.